Rooming list to lista uczestników z podziałem na pokoje, przygotowywana przed wyjazdem i przekazywana do hotelu. Na jej podstawie obiekt przygotowuje zakwaterowanie całej grupy oraz przypisuje uczestników do odpowiednich pokoi.
W zależności od wymagań hotelu rooming list może zawierać między innymi:
• imiona i nazwiska uczestników,
• daty urodzenia,
• rodzaj przydzielonego pokoju.
Szczegóły poda ekspert przez rozpoczęciem przygotowywania rooming list.
Przygotowując rooming listę, należy dokładnie sprawdzić poprawność wszystkich danych. Błędy lub nieaktualne informacje mogą powodować opóźnienia przy meldowaniu, konieczność wprowadzania zmian na miejscu lub utrudnienia w zakwaterowaniu grupy.
Jeżeli po przesłaniu listy pojawią się zmiany, należy przekazać zaktualizowaną wersję i wyraźnie wskazać, które informacje uległy zmianie. Przy większych grupach najlepiej ograniczyć liczbę kolejnych aktualizacji i przesyłać jedną uporządkowaną, kompletną wersję dokumentu. Dzięki temu proces przygotowania zakwaterowania przebiega sprawniej zarówno po stronie hotelu, jak i pstravel.